Exemple peoplefone HOSTED

From Wiki peoplefone (français)
Jump to: navigation, search

Situation de départ

L’exemple ci-dessous sert à illustrer les possibilités et les coûts du central virtuel peoplefone HOSTED. Vous trouverez dans ce manuel les configurations correspondantes à cet exemple.

Exemple: L'entreprise Dupont SA a 6 employés, et a besoin de 6 appareils téléphoniques et un fax pour répondre aux besoins de l’entreprise. Un employé travaille à mi-temps depuis son domicile. L’entreprise désire un numéro principal, un numéro de fax et un numéro propre à chaque employé.

L’équipe de vente désire également un numéro direct. Lorsqu'un appel arrive par ce numéro, tous les appareils de l’équipe de vente doivent sonner simultanément. De son côté, l’équipe de support désire uniquement un numéro court en interne. Les réclamations et demandes de réparation passeront donc par le numéro principal et seront ensuite transférées en interne. Madame Dumas est la première personne de contact,elle peut répondre elle-même aux questions simples ou transférer l’appel à l’équipe de support. En cas de transfert, l’appel va « en cascade » à l’équipe de support et si personne ne répond, il passe à l’équipe de vente. Si là encore personne ne prend l'appel, il revient à la centrale ou au répondeur. Les heures d’ouverture sont du lundi au vendredi de 08:00-12:00 et de 14:00-18:00 heures. Le numéro principal est utilisé en priorité par Madame Dumas. En dehors de ces heures, un répondeur est activé. Le samedi et le dimanche de 07:00-19:00 heures, un service de piquet est organisé. Le numéro principal sera donc dévié en cascade sur le numéro de mobile d’un employé, puis s’il ne répond pas, sur le numéro du prochain employé, etc. L’équipe de vente est toujours présente au bureau le matin de 08:00-12:00 heures. L’après-midi, toute l’équipe travaille en externe. Le numéro de l'équipe de vente doit donc sonner le matin simultanément chez tous les membres de l’équipe et l’après-midi être dévié sur le numéro principal.

L‘utilisateur Alain Dupont désire

  • Qu’en cas de panne internet, chaque appel entrant soit dévié sur son mobile.
  • Que ces appels entrants soient déviés à son deuxième bureau si personne ne répond après 60 secondes.
  • Que ces appels entrants soient déviés à l’équipe de vente si son téléphone est occupé.

L’entreprise ne veut pas acheter de nouveau fax car ils l'utiliseront uniquement pour la réception de télécopie.


DiagramPeoplefoneHostedMainDemoDiagram fr.jpg

Coûts

Si vous optez pour la solution virtuelle peoplefone HOSTED, vous n’avez aucun coût d’investissement pour un serveur ou un central téléphonique et aucun frais d’installation pour ces derniers. Pour l’exemple ci-dessus, vous n'avez besoin que:

  • D’une connexion internet.
  • De 6 appareils téléphoniques IP.
  • D’aucun appareil fax grâce à la fonction fax to email.
  • D’un abonnement peoplefone HOSTED.

Enregistrement - Login

Enregistrez-vous sous www.peoplefone.ch «Entreprise» «peoplefone HOSTED» «Enregistrement et login» ou directement ici

Veuillez saisir vos coordonnées et accepter nos conditions générales. Vous recevrez ensuite un e-mail afin d’activer votre compte. Une fois l’activation accomplie, vous recevrez un e-mail de bienvenue. Vous pouvez en tout temps vous connecter sur votre interface utilisateur avec votre e-mail de login et votre mot de passe ici

En tant que nouveau client, vous devez définir tout d’abord vos besoins:

  • Nombre d’utilisateurs
  • Nombre de numéros de téléphone
  • Durée de l’abonnement; choisissez 1 mois de test et vous recevez en plus des utilisateurs, des numéros et du crédit de test.


Exemple: Entreprise Dupont SA

Avec 6 employés, les besoins de l’entreprise sont de 6 appareils téléphoniques et d’un fax. Un employé travaille à mi-temps depuis son domicile. L’entreprise désire un numéro principal, un numéro de fax et que chaque employé ait son propre numéro de téléphone.

Compte peoplefone

Profil

Vos coordonnées ainsi que votre e-mail de login et votre mot de passe peuvent être changés en tout temps. Vous trouverez sur «Autres paramètres» les options générales pour l’administration de votre compte peoplefone tel que la langue , la notification de limite de crédit ainsi que l'ajout des contacts pour les notifications.


ScreenshotPeoplefoneHostedWelcomeScreen fr.jpg

Mes abonnements

Dans «Mes abonnements», vous trouvez le nombre d’utilisateurs et les numéros de téléphone de votre abonnement ainsi que la validité de ces derniers. Vous pouvez en tout temps prolonger votre abonnement et vos numéros à l’aide de votre carte de crédit, paypal ou e-banking (+/- 4 jours).


ScreenshotPeoplefoneHostedSubscribtions fr.jpg

Paiements

Vous pouvez en tout temps charger un crédit à l’aide de votre carte de crédit, paypal ou e-banking (+/- 4 jours). Pour chaque paiement, vous pouvez consulter la quittance en ligne au format PDF .

Historique des appels

Chaque appel est visible avec sa durée et son tarif. Vous pouvez analyser vous-même une période à l’aide d’Excel.  

Configuration HOSTED

Utilisateurs

Vous devez tout d’abord créer un utilisateur pour chaque employé avec un téléphone. Les numéros internes courts peuvent être attribués par le système automatiquement ou vous pouvez les définir vous-même. Vous pouvez en tout temps changer les données de chaque utilisateur, cliquez sur «IcoPeoplefoneOptionsWheel.jpeg» pour accomplir ceci.

A l‘aide des trois autres icônes à droite, vous pouvez modifier le comportement des fonctionnalités décrites dans cette section

HOSTED Conf Utilisateurs Fallbsp FR.png


Paramètres Alain Dupont Fallbsp FR.png

Le texte ‘Offline’ indique que l’appareil attribué à l’utilisateur n’est pas encore configuré ou alors il est déconnecté. Dès que l’installation de peoplefone HOSTED est terminée et que chaque appareil de téléphone est configuré, chaque utilisateur doit avoir le texte ‘Online’ («connecté»).

Déviation / Boîte vocale

Exemple: l‘utilisateur Alain Dupont désire :

  1. Qu’en cas de panne internet, chaque appel soit dévié sur son mobile.
  2. Que ses appels entrants soient déviés à son deuxième bureau si personne ne répond après 60 secondes.
  3. Que ses appels entrants soient déviés à l’équipe de vente si son téléphone est occupé.

Si vous désirez définir la déviation ou la boîte vocale en fonction d’un horaire précis, allez directement au chapitre Routage. L’exemple 3 ne peut être configuré que si le groupe de vente a été créé auparavant (voir chapitre Groupes). Si vous désirez changer une règle, vous devez tout d’abord la supprimer en cliquant sur «IcoPeoplefoneDeleteIcon.jpeg» puis l’insérer à nouveau. Vous pouvez arrêter l’application de la règle temporairement en cliquant sur «IcoPeoplefoneCheck.jpeg» ou l’inverse, pour la réactiver en cliquant sur «IcoPeoplefoneReactivateBtn.jpg».

Dans la section «Boîte vocale», vous pouvez définir votre code PIN, la langue et l’option désirée du répondeur (envoi d’e-mail ou enregistrement sur la boîte vocale) et charger votre propre message (fichier wav). Si vous n’avez pas de message à charger, veuillez activer la boîte vocale, puis s’appeler soi-même et enregistrer le message.


ScreenshotPeoplefoneHostedUserVoicemail fr.jpg

Annuaire personnel

Chaque utilisateur peut intégrer ici ses numéros de téléphone utilisés le plus fréquemment dans son propre annuaire.


ScreenshotPeoplefoneHostedPersonalPhonebook.jpg

Provisionnement (Configuration automatique)

Mode d'emploi pour l'auto-configuration Provisionnement (Configuration automatique)

Pour certain téléphones IP recommandé par peoplefone, vous pouvez utiliser le provisionnement en branchant simplement le téléphone IP sur internet et en insérant l’adresse MAC et/ou le numéro de série.


ScreenshotPeoplefoneHostedUserProvisionning fr.jpg

Fax to Email/ Email to Fax

Exemple: L’entreprise ne veut pas acheter de nouveau fax car ils l'utiliseront uniquement pour la réception de télécopie.

La fonction « Fax to Email» permet de recevoir des fax par e-mail. Pour cela, vous devez créer un nouvel utilisateur avec le nom «Fax», modifier les paramètres de cet utilisateur en cliquant sur l’icône «IcoPeoplefoneOptionsWheel.jpeg». Vous devez activer l’option «Fax to Email» dans le menu déroulant. La fonction «Email to Fax» à l’inverse, permet d’envoyer des fax par email. Pour bénéficier de cette fonctionnalité, il faut définir une adresse d’envoi, et un mot de passe spécial dans les champs «Adresse e-mail» et «Mot de passe».


ScreenshotPeoplefoneHostedConfFaxToEmailAnnotated fr.jpeg




Exemple: envoi d'un fax par email. Compléter les champs du message de la façon suivante :

  • To/A: Indiquez le numéro de fax suivi de «@p-fax.com»,vous pouvez mettre plusieurs destinataires.
  • Les champs Cc et Bcc ne sont pas pris en compte.
  • Objet: Indiquez le mot de passe spécial.

Le texte de l’email ainsi que les pièces jointes seront faxés. La taille maximale par fichier PDF est de 20 MB. La taille maximale de l’e-mail est limitée à 30 MB.


ScreenshotPeoplefoneHostedEmail2FaxEmailDemo fr.jpg

Groupes

Ajouter des groupes
  • Lors de la création d'un groupe, vous devez définir un nom de groupe
  • La description du groupe vous aidera à identifier le groupe ultérieurement
  • Vous pouvez déterminer vous-même l'ID du groupe en fonction des règles que vous avez établis
  • Lors de la création du groupe, définissez s'il s'agit d'un appel à tous ou si tous les participants doivent être appelés l'un après l'autre. Ce paramètre doit être défini au début et ne peut plus être modifié par la suite.

File:Peoplefone HOSTED Gruppe hinzufügen.PNG


Groupe --> One by One

Vous pouvez utiliser la fonction One by One si vous voulez changez de destinations successivement. Si vous avez créé le groupe avec la fonction One by One, vous ne pourrez pas utiliser le groupe avancé.

File:Peoplefone HOSTED Gruppe bearbeiten.PNG

  • Vous pouvez appeler jusqu'à 15 destinations (User, Groups, Time Routing, IVR, Manual Routing, Other Number) l'une après l'autre.
  • Et si tous ces circuits ne sont pas accessibles, vous pouvez également définir une option de débordement.
  • De plus, vous avez la possibilité de spécifier si un appel manqué doit être affiché ou non.
  • En spécifiant le nombre de seconde, vous indiquez au système combien de temps il doit sonner sur la destination spécifique.


Groupe avancé --> Ring All

Si vous avez défini le groupe comme „Ring All“, vous disposez de quatre niveaux, ce qui signifie que si un niveau est inaccessible, le système passe au niveau suivant. Cela facilite la création d'un flux d'appels.
File:Peoplefone HOSTED Gruppe RingAll.PNG
Veuillez noter que:

  • Le groupe étendu ne sera affiché que si vous avez sélectionné „Ring All“ lors de la création du groupe.
  • Dans le niveau par défaut, vous pouvez ajouter jusqu'à 10 entrées dans Destinations (utilisateur, groupe, routage horaire, IVR, routage manuel et autres numéros).
  • À partir des étapes 1 à 3, aucun groupe et seulement quatre destinations peuvent être ajoutées.
  • Vous pouvez définir après combien de secondes il faut passer à la prochaine étape (5-65 secondes).
  • Vous avez la possibilité de définir si les appels manqués doivent être affichés.

Exemple

HOSTED Conf Groupes Fallbsp FR.png


Conf Modifier le groupe FR.png


Exemple: L’équipe de vente désire également un numéro direct. Lorsqu'un appel arrive par ce numéro, tous les appareils de l’équipe de vente doivent sonner simultanément. De son côté, l’équipe de support désire uniquement un numéro court en interne. Les réclamations et demandes de réparation passeront donc par le numéro principal et seront ensuite transférées en interne. Madame Dumas est la première personne de contact,elle peut répondre elle-même aux questions simples ou transférer l’appel à l’équipe de support. En cas de transfert, l’appel va « en cascade » à l’équipe de support, et si personne ne répond, il passe à l’équipe de vente. Si là encore personne ne prend l'appel, il revient à la centrale ou au répondeur.

Débordement

L’option de débordement est prise en compte uniquement lorsque les destinataires définis dans le groupe ne répondent pas à l’appel. L’appel est alors redirigé sur le numéro,utilisateur et ou groupe définit dans l’option de débordement. Dans notre cas, si personne ne répond (dans le groupe «ventes»). L’appel reviendra sur le numéro et ou répondeur principal.


ScreenshotPeoplefoneHostedOverflowOptions fr.jpeg

Options avancées

Il est possible de définir des options avancées par rapport au fonctionnement du groupe. Ces options rentrent en jeux lorsque l’appel doit être acheminé à l’extérieur du groupe. Les trois options importantes sont :

Ligne SIP facturée: Spécifie la ligne qui sera facturée pour effectuer l’appel.

Faire suivre la déviation: Si «Oui», l’appel pourra être acheminé à l’extérieur du groupe. Si «Non», aucune déviation déjà définie vers l’extérieur n’est possible.

Mode d’affichage du CLI: Cette option permet de spécifier le mode d’affichage du numéro de l’expéditeur sur l’appareil du destinataire. Trois options sont possibles:

ScreenshotPeoplefoneHostedAdvOptions fr.jpeg

  • Numéro de l'appelant: Affichage du numéro de l’expéditeur
  • Nom de l'appelant: Affichage du nom de l’expéditeur
  • Nom + numéro de l'appelant: Affichage du nom et du numéro de l’expéditeur

Routage Horaire

Vous désirez établir des règles de routage selon différentes plages horaires, ce chapitre est pour vous !

Exemple: Les horaires d’ouverture officiels sont du lundi au vendredi de 08:00-12:00 et de 14:00-18:00 heures. Le numéro principal est en priorité utilisé par Madame Dumas. En dehors de ces heures, un répondeur est activé. Le samedi et le dimanche de 07:00-19:00 heures, un service de piquet est organisé. Le numéro principal sera donc dévié en cascade sur le numéro de mobile d’un employé, puis s’il ne répond pas sur le numéro du prochain employé, etc. L’équipe de vente avec son propre numéro de téléphone est toujours présente au bureau le matin de 08:00-12:00 heures. L’après-midi, toute l’équipe travaille en externe. Le numéro de vente doit donc sonner le matin simultanément chez tous les membres de l’équipe et l’après-midi être dévié sur le numéro principal.

Définir les plages horaires

Vous devez tout d’abord définir une plage horaire, puis sélectionner un curseur et enfin élargir ou rétrécir la plage en question.

ScreenshotPeoplefoneHostedSetRoutingSchedule fr.jpeg

Définir le routage horaire

Les règles pour l’exemple ci-dessous, vont être maintenant défini.

ScreenshotPeoplefoneHostedSetRoutingRule1 fr.jpeg


Pour le numéro principal, un utilisateur doit tout d’abord être créé. «Configuration HOSTED» «Utilisateurs» «Ajouter un utilisateur». Comme nom, vous pouvez définir « numéro principal». N’entrez aucun numéro de téléphone direct. Activez le répondeur avec la règle «immédiatement».

Pour le piquet du weekend, un groupe doit être créé en allant dans «Groupes» «Ajouter un groupe». Vous pouvez l’appeler "Piquet“ et définir ensuite le type de sonnerie «Sonne un par un». Il ne reste plus qu’à insérer dans l’ordre les numéros de mobile des employés concernés.

Conseil: Pour la durée de la sonnerie du numéro de destination, veuillez bien faire la distinction entre les numéros internes VoIP et les numéros externes. Dans le cas de numéros externes et de mobiles, il faut compter 4 à 5 secondes (que l’appel sonne chez le destinataire). Nous vous conseillons par précaution de définir une durée minimum de 20 secondes pour les numéros de destination externes!


ScreenshotPeoplefoneHostedGroupRedirection FR.jpg


Dans les destinations, choisissez les plages horaire définies auparavant et définissez-y des règles. Pour la plage « heures de bureau », la secrétaire Mme Dumas répond au téléphone. Le weekend, les appels au numéro principal vont en cascade aux personnes définies dans «Weekend piquet». En dehors de ces heures, les appels aboutissent sur le répondeur (destination par défaut)


ScreenshotPeoplefoneHostedSetRoutingRule2 fr.jpg


Vous pouvez maintenant définir le deuxième routage horaire pour la vente. Le numéro de téléphone de l’équipe de vente est maintenant configuré. Dans les « heures de bureau du matin », tous les appels entrant sonnent chez les membres de l’équipe de vente. Si personne ne répond, les appels aboutissent au numéro principal où la première règle du routage horaire sera appliquée. Ceci est défini avec la destination par défaut.


ScreenshotPeoplefoneHostedSetRoutingRule fr.jpeg

Attribution des routages aux numéros

Allez sous "Configuration HOSTED" et cliquez sur "Attribuer des numéros de téléphone".

Choisissez maintenant pour le numéro principal le "T: Heures d'ouverture" et pour le numéro de l'équipe de vente "T: Heures équipe des ventes" pour activer le routage sur ces numéros.

Attribuer numéro time routing FR.png

Numéro de téléphone

Dans l’aperçu, vous trouvez tous les numéros de téléphone pour les appels entrants ainsi que leur attribution aux utilisateurs ou aux groupes. Vous pouvez changer les attributions en tout temps en naviguant dans les différentes sections utilisateurs (par ex. «Configuration HOSTED» «Utilisateurs»). Veuillez bien vérifier son affichage à chaque changement d’attribution de numéro de téléphone, .

Annuaire principal

Un annuaire de société peut être défini avec l’avantage pour l’utilisateur de pouvoir directement choisir le contact dans l'« Annuaire » du téléphone IP et de pouvoir appeler directement sans devoir composer le numéro. Les contacts peuvent être importés depuis un fichier Excel. Pour utiliser l'annuaire d'entreprise, vous devez vous assurer que LDAP est activé. Après l'activation, veuillez redémarrer votre téléphone. Le service est synchronisé toutes les 10 minutes.

Pour activer le LDAP dans peoplefone HOSTED.


ScreenshotPeoplefoneHostedMainPhoneBook fr.jpeg

Musique d'attente

Vous pouvez définir une musique d’attente. Votre interlocuteur entendra cette musique dès que vous le mettrez en attente. Les formats wav et mp3 sont autorisés. La taille maximale d’un fichier est limitée à 16 MB.

Music on Hold.PNG

Conférence téléphonique

Pour une conversation téléphonique à 3 utilisateurs ou plus, vous pouvez activer la fonction "Conférence téléphonique" pour une période définie. Vous recevez un numéro de téléphone à composer, votre numéro de conférence ainsi que votre code d'accès que vous pouvez communiquer à vos participants. Tous les participants doivent composer le numéro de téléphone et ne paient que les coûts d'un appel en Suisse sur le réseau fixe. Il n'y a aucun autre frais pour les participants. Naturellement, l'appel au numéro de la conférence est gratuit pour les clients de peoplefone.

Légende

IcoPeoplefoneAddActionBtn.jpg Ajouter un élément
IcoPeoplefoneCopyIconBtn.jpeg Copier le contenu du champ
IcoPeoplefoneDeleteIcon.jpeg Suppression d'un élément
IcoPeoplefoneEditIcon.jpeg Modification d'un élément
IcoPeoplefoneReactivateBtn.jpg Règle désactivée
IcoPeoplefoneCheck.jpeg Règle activée
IcoFreeUpNumberIcon.jpg Libérer un numéro
IcoPeoplefoneGetPDFIconBtn.jpeg Télécharger un document PDF
IcoPeoplefoneOptionsWheel.jpeg Configuration d’un utilisateur (Nom, login utilisateur, Fax to Email)
IcoPeoplefoneRedirectionBtn.jpeg Redirection et boîte vocale d’un utilisateur
IcoPeoplefonePhoneBookBtn.jpeg Configuration de l’annuaire d’un utilisateur
IcoPeoplefoneSettingsBtn.jpeg Configuration technique (Provisionnement et données SIP)
IcoPeoplefoneUserImpersonationBtn.jpeg Se connecter en tant que l’utilisateur